Digitale Visitenkarte mit NFC-Visitenkarte auf dem iPhone 14

Zentralisierte, automatisierte Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Q: Wie lässt sich Spreadly mit Microsoft 365 integrieren, um E-Mail-Signaturen zu verwalten?

Spreadly überträgt Signaturen über ein Add-in direkt an Outlook, so dass die Nutzer/innen ihre Signaturen beim Verfassen von E-Mails anzeigen und auswählen können. Spreadly stellt über Entra ID eine sichere Verbindung zu Microsoft 365 her und erfüllt damit alle Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen.

Q: Sind die Daten meines Unternehmens sicher, wenn ich Spreadly nutze?

Ja. Spreadly legt in jeder Phase Wert auf Datensicherheit. Alle Daten werden mit einer Ende-zu-Ende-TLS-Verschlüsselung übertragen. Außerdem schützen moderne Firewalls, Intrusion Prevention Systeme (IPS) und aktiver DDoS-Schutz deine Umgebung vor Cyberangriffen.

Q: Was ist das Spreadly Add-In für Outlook?

Mit dem Spreadly Add-In für Outlook können Nutzer/innen E-Mail-Signaturen direkt beim Verfassen von E-Mails in ihrem Outlook-Client auswählen und anwenden. Das Add-In unterstützt Plattformen wie Outlook für Windows, Outlook für macOS, Outlook Web App (OWA) und mobile Geräte (iOS und Android). Mit dem Add-in können die Nutzer/innen beim Verfassen von E-Mails aus verschiedenen Signaturvorlagen wählen und so maximale Flexibilität bei gleichzeitiger Wahrung einer einheitlichen Unternehmensidentität gewährleisten. Für Administratoren bietet das Add-in den Vorteil einer zentralisierten Bereitstellung und Verwaltung. Dadurch wird der IT-Aufwand reduziert und gleichzeitig sichergestellt, dass die unternehmensweiten Signaturrichtlinien auf allen Geräten und in allen Nachrichten durchgesetzt werden.

Q: Woher bekommt Spreadly seine Nutzerdaten?

Spreadly erhält die Benutzerdaten auf verschiedene Weise. Größeren Organisationen empfehlen wir, sich über SCIM (System for Cross-Domain Identity Management) mit Entra ID zu verbinden, damit du festlegen kannst, welche Nutzer, Gruppen und Attribute (z. B. Name, Adresse, Telefon) mit Spreadly geteilt werden sollen. So kannst du Spreadly zunächst selektiv für bestimmte Benutzergruppen einführen. Wenn deine Nutzerdaten in anderen Systemen wie BambooHR oder Personio vollständiger sind, können auch diese mit Spreadly integriert werden. Alle Daten werden unter Einhaltung der Datenschutz- und Sicherheitsstandards sicher gespeichert.

Verwalte deine E-Mail-Signaturen zentral, indem du individuelle E-Mail-Signaturen für deine Mitarbeiter/innen mit Bannern und rechtlichen Hinweisen einrichtest. Funktioniert mit Microsoft 365, Exchange Online und Google Workspace

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Sparen Sie Zeit und bleiben Sie konform mit der zentralisierten Verwaltung von E-Mail-Signaturen

Die Verwaltung von E-Mail-Signaturen und die Sicherstellung, dass alle Mitarbeiter die richtige Signatur verwenden, erfordert oft manuelle Arbeit durch die Mitarbeiter oder eine komplexe Verwaltung von Richtlinien und Skripten durch die IT-Teams. Spreadly vereinfacht die Erstellung, automatisiert die Verteilung und stellt sicher, dass alle Daten auf dem neuesten Stand sind.

Synchronisierung mit deinen HR-Daten

Verbinde Spreadly mit deinen HR-Datenquellen (Entra ID, Google Workspace Directory, BambooHR, Personio), um deine E-Mail-Signaturen mit deiner vertrauenswürdigen Quelle der Wahrheit auf dem neuesten Stand zu halten.

Signaturen automatisch anwenden

Für die Installation und Nutzung von Spreadly ist keinerlei Eingreifen seitens deiner Nutzer erforderlich. Die E-Mail-Signatur wird automatisch eingefügt, sodass keine zusätzlichen Tools oder Schritte nötig sind, die leicht übersehen werden könnten.

Vorschau auf dem Gerät

Dank unserer Integrationen mit Outlook, Outlook Mobile und Gmail können deine Nutzerinnen und Nutzer sehen und optional auswählen, welche E-Mail-Signatur sie verwenden möchten.

Automatisiert

Individuelle E-Mail-Signaturen bereitstellen

Kein manuelles Einsetzen: E-Mail-Signaturen werden automatisch für jede/n Nutzer/in bereitgestellt und zu ihren/seinen E-Mails hinzugefügt. Alle Änderungen an den E-Mail-Signaturen werden in Echtzeit für alle Nutzer/innen aktualisiert.

Unterschriften für jeden Zweck: Je nach Datum, Standort, Abteilung, Rolle oder Gruppe können einzelne Elemente der E-Mail-Signatur unterschiedlich dargestellt (z. B. verschiedene Banner) oder komplett angepasst werden (z. B. für Tochtergesellschaften).

Immer aktuelle Informationen: Dank unserer Integration mit Entra ID (Azure Active Directory) sind alle Nutzerinformationen immer aktuell. Dank unserer benutzerdefinierten Template-Engine können alle Benutzerdetails und benutzerdefinierten Felder verwendet werden.

Vereinfacht

Einfaches Erstellen von E-Mail-Signaturen

Einfach und kraftvoll: Erstelle deine eigenen E-Mail-Signaturen mit unserem Editor, einschließlich einer Echtzeit-Vorschau. Mit einer Vielzahl von Anpassungsoptionen kannst du dein Design an deine Bedürfnisse anpassen.

Vorlagenbibliothek: Man muss nicht immer ganz von vorne anfangen. Deshalb bieten wir eine Bibliothek mit verschiedenen Vorlagen an, die du mit nur einem Klick nutzen kannst. Spar dir Zeit und lass dich davon inspirieren.

Platzhalter und Logik: Mit unseren dynamischen Platzhaltern und Logikmodulen kannst du äußerst anpassungsfähige Unterschriften erstellen. Zusätzlich zu den Standardplatzhaltern unterstützen wir Gruppenabfragen, Adressen und sogar datumsbasierte Entscheidungen, wie das Hinzufügen von Urlaubsgrüßen.

Integriert

Immer aktuell

Automatischer Import: Alle deine Benutzerdaten werden automatisch von Microsoft importiert und auf dem neuesten Stand gehalten. Du kannst selbst entscheiden, welche Daten du an Spreadly weitergeben möchtest. Falls die Daten deiner Mitarbeiter in einem anderen System genauer sind, kannst du stattdessen eine Verbindung zu verschiedenen HRIS-Systemen herstellen.

Benutzerdefinierte Felder: Du kannst nicht nur Standardfelder importieren, sondern auch benutzerdefinierte Felder erstellen und importieren oder den Nutzern erlauben, individuelle Werte festzulegen, z. B. für ihr LinkedIn-Profil. Du kannst auch eine feste Anzahl von Feldern für Benutzergruppen nach Standort oder Abteilung definieren.

Benutzerfotoimport: Importiere automatisch Benutzerfotos in Spreadly, um E-Mail-Signaturen durch Hinzufügen von Benutzeravataren noch persönlicher zu gestalten.

Mehr über HR-Integrationen

Multiplattform

E-Mail-Signaturen für PC, Web, Mac, iOS und Android

Null-Klick-Add-In: Das Outlook Add-in arbeitet automatisch und fügt E-Mail-Signaturen ein, ohne dass der Benutzer eingreifen muss. So können deine Nutzerinnen und Nutzer weiterhin die Tools nutzen, mit denen sie vertraut sind, ohne ein neues System erlernen zu müssen.

Funktioniert auf Outlook Mobile: Unsere E-Mail-Signaturen sind mit Outlook für iOS und Android kompatibel, damit deine Nutzer/innen ihre Signaturen auch unterwegs dabei haben und nahtlos zwischen Desktop und Mobile wechseln können.

Offline Native Unsere E-Mail-Signaturen sind so konzipiert, dass sie auf allen Plattformen einwandfrei angezeigt werden, auch ohne Internetverbindung oder mit aktiviertem Tracking-Schutz. Wir stellen sicher, dass dein Design genau so übermittelt wird, wie es beabsichtigt ist, ohne dass der Empfänger auf zusätzliche Schaltflächen klicken muss.

Engagiere

Nutze deine Reichweite

Prominente Werbung: Füge Banner, Buttons, Links und andere Elemente in deine E-Mail-Signatur ein, um für bevorstehende Veranstaltungen zu werben, deinen neuesten Bericht zu veröffentlichen oder auf offene Stellen hinzuweisen. Da E-Mails gründlich gelesen und täglich an verschiedene Empfänger verschickt werden, sind sie ein starker Marketingkanal mit großer Reichweite.

Kontextspezifische Inhalte: Schneide die Werbematerialien auf den Kontext deiner E-Mail zu (z. B. Vertrieb, HR oder Marketing). Das sorgt für eine einheitliche Markenidentität und macht es überflüssig, dass die Nutzer/innen ihre Signaturen manuell mit den neuesten Kampagnen aktualisieren müssen.

Analysieren und wachsen: Erhalte Einblicke in die Leistung deiner Kampagnen durch detaillierte Analysen. Nutze A/B-Tests, um deinen Ansatz zu verfeinern und besser zu verstehen, was deine Zielgruppe will, damit du zukünftige Kampagnen optimieren kannst.

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Sicherheit

Deine Daten sind unsere Priorität

SSO, SCIM und RBAC

Single-Sign-On-Integrationen, SCIM-Bereitstellung und rollenbasierte Zugriffskontrolle gewährleisten die nahtlose Einhaltung deiner IT-Richtlinien.

DSGVO konform

Wir sind vollständig GDPR-konform, arbeiten ausschließlich in Rechenzentren, die von EU-Unternehmen betrieben werden, und bieten unseren Kunden standardmäßig eine Datenverarbeitungsvereinbarung an.

ISO27001 zertifiziert

Unsere ISO 27001-Zertifizierung ist eine externe Bestätigung dafür, dass wir deine Daten sicher und in Übereinstimmung mit den Branchenstandards verarbeiten und verwalten.

Preis

Transparente Preise, keine versteckten Gebühren

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Nutzer

Abrechnung:

Jährlich (20% off)

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FAQs

Häufig gestellte Fragen

Wie lässt sich Spreadly mit Microsoft 365 integrieren, um E-Mail-Signaturen zu verwalten?

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