Pautas para cumplir con el GDPR

El Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es uno de los cambios más significativos en las leyes de privacidad de datos a nivel mundial. Su objetivo es proteger los derechos de los ciudadanos de la UE en relación con los datos personales y garantizar que las empresas cumplan con las normativas. Para las pequeñas y medianas empresas (PYME), cumplir con el GDPR puede ser difícil y hacerlas vulnerables a grandes multas, sanciones y pérdida de la confianza de los clientes. Sin embargo, no tiene que ser tan complicado, ya que existen maneras sencillas de garantizar el cumplimiento. En este artículo, exploraremos algunas pautas simples que ayudarán a los propietarios de PYMEs a cumplir con el GDPR sin esfuerzos excesivos.

Realiza una auditoría de tus datos

Antes de comenzar a realizar cambios, debes comprender qué datos recopila tu empresa, cómo se procesan y dónde se almacenan. Crea una lista de todas las actividades de procesamiento de datos y pregúntate si los datos son necesarios y legítimos. Si no lo son, elimínalos. Asegúrate de revisar los puntos de acceso a los datos y quién tiene acceso a ellos para identificar y corregir posibles violaciones.

Establece una política de privacidad

Para garantizar el cumplimiento del GDPR, es necesario crear una política de privacidad clara y sencilla que describa qué datos se recopilan, cómo se utilizan y protegen, y cómo se acceden y procesan. También debería cubrir aspectos como los procedimientos de consentimiento, las opciones de suscripción/renuncia y cómo presentar una queja si el cliente considera que sus datos están siendo manejados de manera inapropiada.

Obtén el consentimiento

Según el GDPR, el consentimiento para la recopilación y el procesamiento de datos es la norma. El consentimiento es necesario y debes proporcionar un mecanismo claro para obtenerlo. Esto significa que debes garantizar que tus clientes tengan la opción de aceptar o no participar en cualquier actividad de recopilación de datos. La buena noticia es que no es necesario obtener el consentimiento para cada nueva actividad de procesamiento; es suficiente obtenerlo una sola vez. Utilizando una política de privacidad actualizada y añadiendo nuevas actividades de procesamiento a las que los clientes puedan renunciar, deberías cumplir con la normativa.

Capacita a tu personal

Tus empleados podrían ser el eslabón más débil en la protección de datos de tu empresa. Asegúrate de proporcionar un programa de formación a todo el personal sobre el cumplimiento del GDPR, cómo afecta a sus roles laborales y cómo pueden contribuir a mantener la conformidad de la empresa. Es fundamental tener un programa de actualización continua, ya que el Reglamento de Protección de Datos evoluciona para mantenerse al día con cualquier cambio en las normas.

Colabora con empresas de servicios digitales confiables

Finalmente, ten en cuenta que colaborar con proveedores de servicios digitales confiables y conformes con el GDPR puede ayudar a simplificar el proceso de cumplimiento para los propietarios de PYMEs. Puedes externalizar el procesamiento y almacenamiento de datos a proveedores de servicios profesionales acreditados en GDPR, como las plataformas en la nube, que están listas para ofrecerte asesoramiento sobre cómo tu empresa puede cumplir con el GDPR y mantenerte actualizado con las mejores prácticas.

Conclusión

Cumplir con el GDPR no tiene por qué ser un proceso abrumador que te quite tiempo y energía para trabajar en las funciones principales de tu empresa. Siguiendo las cinco pautas, realizando una auditoría de tus datos, creando una política de privacidad clara y detallada, obteniendo el consentimiento, capacitando a tus empleados y colaborando con proveedores de servicios profesionales, puedes ahorrar tiempo, dinero y responsabilidad para tu empresa. Al adoptar estos sencillos pasos, garantizarás que tu empresa cumpla adecuadamente con el GDPR.