Uudet hinnat vuodesta 2025 alkaen
Hyödynnä edulliset hintamme ja aloita Spreadly-verkkopalvelun käyttö vasta osoitteessa 31.12.2024. 🙌
Spreadly Artikkelit Miksi sähköpostin allekirjoitusohjelmisto kannattaa

Miksi sähköpostin allekirjoitusohjelmisto kannattaa

Sähköpostin allekirjoituksia voidaan hallita keskitetysti eri tavoin. Lue, miten Spreadlyn sähköpostin allekirjoitusohjelmisto voi auttaa sinua hallinnoimaan allekirjoituksiasi tehokkaasti.

Sähköpostin allekirjoitus: Digitaalinen kirjelomakkeesi

Digitaalisessa viestinnässä sähköpostin allekirjoitus vastaa perinteistä kirjelomaketta. Se sisältää olennaiset tiedot lähettäjästä. Ammattimaisen sähköpostin allekirjoituksen tulisi yleensä sisältää:

  • Lähettäjän nimi
  • Lähettäjän asema
  • Yrityksen nimi
  • Lähettäjän sähköpostiosoite
  • Lähettäjän suora linja
  • Yrityksen verkkosivusto
  • Valinnainen: Yrityksen osoite

Yritykset käyttävät usein sähköpostin allekirjoituksia sisältääkseen lakisääteisiä tietoja. Tietyt yksityiskohdat on annettava, jotta sähköpostiviestejä voidaan käyttää virallisia kirjeitä vastaavina asiakirjoina. Sähköisestä kaupparekisteristä ja osuuskuntarekisteristä annetun lain (EHUG) mukaan kaupparekisteriin merkittyjen yritysten on käytettävä sähköpostisignaatiota yritysviestinnässä. Allekirjoituksessa vaadittavat erityistiedot riippuvat yrityksen oikeudellisesta muodosta. Vaatimusten noudattamatta jättäminen voi johtaa varoituksiin tai kalliisiin seuraamuksiin.

Lisäksi sähköpostin allekirjoituksia voidaan personoida lisäämällä niihin elementtejä, kuten yrityksen logo, sosiaalisen median painikkeita tai linkkejä aikataulutustyökaluihin. On myös mahdollista integroida digitaalinen käyntikortti, jolloin vastaanottajat voivat tallentaa lähettäjän yhteystiedot suoraan.

Sähköpostin allekirjoituksen luominen

Lähes jokainen sähköpostiohjelma tarjoaa mahdollisuuden allekirjoituksen luomiseen. Useimmat palveluntarjoajat sisällyttävät allekirjoitusominaisuuden asetuksiinsa, joihin pääsee yleensä HTML-editorin kautta. Käyttäjät voivat luoda useita allekirjoituksia ja asettaa sääntöjä niiden käytölle. Jotkin sähköpostipalveluntarjoajat asettavat oletusallekirjoituksen automaattisesti jokaiseen uuteen sähköpostiviestiin, kun taas toiset antavat sinun valita allekirjoituksen manuaalisesti. Varmista ennen ensimmäisen ulkoisen sähköpostin lähettämistä, että allekirjoitus näkyy oikein kaikilla laitteilla, myös mobiililaitteilla.

Sähköpostin allekirjoitusten hallinta yrityksissä

Sähköpostisignaaleista on tullut yrityksissä yhtä tärkeitä kuin kirjelomakkeista. Yhtenäinen yritysilme on olennaisen tärkeää ammattimaisen ulkoasun kannalta. Keskitetty sähköpostisignatuurien hallinta varmistaa johdonmukaisuuden ja välttää yksittäisten tiimin jäsenten luomia epäammattimaisia malleja.

Keskitetty allekirjoitusten hallinta varmistaa yhdenmukaisuuden ja tehostaa päivityksiä. Virheet, kuten vanhentuneet linkit tai virheelliset tiedot, on helpompi estää, kun niitä hallinnoidaan keskitetysti. Ilman keskitettyä valvontaa tällaiset virheet jäävät usein huomaamatta, kunnes monta sähköpostia on jo lähetetty, mikä voi johtaa kalliisiin oikeudellisiin seuraamuksiin. Keskitetty hallinta varmistaa, että kaikki tiimin jäsenet sisällyttävät tarvittavat tiedot allekirjoituksiinsa.

Lisäksi sähköpostin allekirjoitusten keskitetty hallinta säästää aikaa. Muutokset voidaan toteuttaa nopeasti ja helposti koko tiimin osalta. Markkinointikampanjoita tai erikoistarjouksia voidaan myös sisällyttää kaikkiin allekirjoituksiin keskitetysti.

Näiden etujen vuoksi yritysten tulisi harkita sopivan ratkaisun löytämistä sähköpostisignatuurien hallintaan. Sähköpostin allekirjoitusten keskitetty hallinta voidaan toteuttaa seuraavilla tavoilla:

  • Sähköpostin allekirjoitusohjelmisto allekirjoitusten hallintaan keskitetysti.
  • Microsoft 365:n / Office 365:n käyttäminen organisaation laajuisten sähköpostisignatuurien ja vastuuvapauslausekkeiden määrittämiseen Admin Centerin kautta. Yksityiskohtaiset ohjeet ovat saatavilla Microsoftin Opi-osassa.

Mitä etsiä sähköpostin allekirjoitusohjelmistosta

Sähköpostin allekirjoitusten hallintaan on olemassa useita digitaalisia ratkaisuja. Näiden työkalujen avulla organisaatiot voivat hallinnoida keskitetysti kaikkien tiimin jäsenten sähköpostisignaareja, mikä takaa yhdenmukaisuuden ja helpot päivitykset.

Kun valitset sähköpostin allekirjoitusohjelmistoa, varmista yhteensopivuus sähköpostiohjelmasi kanssa (esim. Microsoft Exchange, Outlook, Gmail, Apple Mail). Kaikki palveluntarjoajat eivät tue kaikkia alustoja.

Ominaisuudet vaihtelevat palveluntarjoajien välillä, mutta yleensä niissä keskitytään yhtenäisten allekirjoitusten varmistamiseen. Uusien tiimin jäsenten allekirjoitusten nopeaa luomista varten voidaan luoda malleja. Monet työkalut mahdollistavat myös visuaalisesti houkuttelevammat allekirjoitukset, kuten kuvien, videoiden tai animaatioiden lisäämisen. Jotkin työkalut tukevat jopa CTA-painikkeiden (call-to-action) upottamista ja seurantaa. Kehittyneissä työkaluissa on analytiikkaominaisuuksia, joiden avulla voidaan seurata allekirjoituksissa olevien linkkien tai CTA-painikkeiden suorituskykyä. Sisäänrakennettu kojelauta seurattujen tietojen visualisoimiseksi voi olla erityisen hyödyllinen.

Sähköpostin allekirjoitusohjelmisto Spreadly

Spreadlyn avulla Outlookin allekirjoitusten hallinta keskitetysti on vaivatonta. Optimoi työnkulku ja luo vaikuttavia sähköpostisignaaleja, jotka sopivat täydellisesti brändiisi.

Spreadlyn tärkeimmät ominaisuudet

Käyttäjäystävällisen työkalumme avulla voit suunnitella henkilökohtaisia sähköpostisignaaleja, joissa on fontteja, kuvia ja linkkejä. Sijoitussalpaajat tietyille yksityiskohdille, kuten nimelle, asemalle tai yhteystiedoille, tarjoavat maksimaalista joustavuutta.

Etusi yhdellä silmäyksellä:

  • Räätälöitävissä: Räätälöi allekirjoituksesi vastaamaan tyyliäsi ja brändiisi täydellisesti.
  • Yhtäläisyys: Yhtenäinen ulkoasu kaikissa sähköposteissa varmistaa brändin tunnistettavuuden.
  • Käyttäjäystävällinen: HTML-osaamista ei tarvita - suunnittele ja toteuta ease!

Miten Spreadlyn sähköpostiosoiteohjelmisto toimii:

  1. Suunnittele allekirjoituksesi: Valitse fontit, värit ja lisää logoja, kuvia tai sosiaalisen median kuvakkeita. Sisällytä linkkejä tärkeisiin resursseihin, kuten verkkosivustoihin tai yhteystietosivuihin.
  2. Helppo integrointi: Lisää allekirjoitus Outlookiin tai haluamaasi sähköpostiohjelmaan. Spreadly on yhteensopiva kaikkien tärkeimpien sähköpostipalvelujen tarjoajien kanssa, mukaan lukien Gmail, Outlook ja Apple Mail.
  3. Ammattimainen vaikutelma: Jokainen sähköposti on automaattisesti varustettu allekirjoituksella, mikä takaa yhtenäisen brändin ja ammattimaisen ulkoasun.

Johtavat tiimit ja yritykset luottavat siihen

Nämä innovatiiviset tiimit ja organisaatiot luottavat Spreadlyn sähköpostin allekirjoitusohjelmistoon:

Miksi Spreadly on paras valinta yrityksille

Yhteensopivuus: Yhteensopivuus: Toimii kaikkien tärkeimpien sähköpostipalveluiden kanssa

Spreadly on täysin yhteensopiva suosittujen sähköpostipalvelujen tarjoajien, kuten Gmailin, Outlookin ja Apple Mailin kanssa. Asennus on yksinkertainen ja vaatii vain kaksi vaihetta - ylimääräisiä ohjelmistoja tai monimutkaisia prosesseja ei tarvita.

Joustava ja käyttäjäystävällinen: Tehokas editori, jossa ei tarvita HTML:ää

Spreadlyn avulla ammattimaisten ja vaatimustenmukaisten allekirjoitusten luominen on helppoa. Intuitiivinen editorimme mahdollistaa nopeat säädöt ja päivitykset ilman teknistä asiantuntemusta. Allekirjoituksesi pysyy ajan tasalla vaivattomasti.

HR-integraatio: Työntekijätietojen automaattinen synkronointi

Yhdistä Spreadly HR-järjestelmään varmistaaksesi, että sähköpostin allekirjoitukset sisältävät tarkat työntekijätiedot. Muutokset nimissä, asemissa tai yhteystiedoissa tehdään automaattisesti, mikä takaa yhdenmukaiset mutta yksilölliset allekirjoitukset.

Täydellinen suuremmille tiimeille: Keskitetty hallinta kojelaudan kautta

Hallinnoi kaikkia tiimin allekirjoituksia keskitetysti kojelaudan kautta. Luo malleja, määritä ne tietyille käyttäjäryhmille ja mukauta malleja eri osastojen tai projektien tarpeisiin.

Outlookin integrointi: Spreadly Add-in: Helppo asennus

Spreadly Outlook Add-in yksinkertaistaa allekirjoitusten käyttöönottoa. Asenna se Microsoft AppSourcen kautta varmistaaksesi, että kaikki tiimin jäsenet saavat ja käyttävät allekirjoituksiaan automaattisesti.

Varaa esittely ja tutustu keskitetyn sähköpostisignatuurien hallinnan etuihin!

Järjestä ilmainen esittely tänään ja katso, miten Spreadlyn sähköpostin allekirjoitusohjelmisto tekee sähköpostin allekirjoitusten hallinnoinnista yksinkertaista ja tehokasta.