为什么电子邮件签名软件能带来收益

集中管理电子邮件签名有多种方法。了解 Spreadly 电子邮件签名软件如何帮助您高效管理签名。

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电子邮件签名：你的电子信笺

在数字通信中，电子邮件签名相当于传统的信纸。它包含发件人的基本信息。专业的电子邮件签名通常应包括

• 发件人姓名
• 发件人位置
• 公司名称
• 发件人电子邮件地址
• 发件人直线
• 公司网站
• 可选：公司地址

公司通常使用电子邮件签名来包含法律要求的信息。必须提供某些详细信息，电子邮件才能有效等同于正式信函。根据《电子商业注册和合作社注册法》（EHUG），在商业注册处注册的企业必须在商业通信中使用电子邮件签名。签名中要求的具体信息取决于公司的法律形式。不遵守规定可能导致警告或昂贵的处罚。

此外，电子邮件签名还可以加入公司徽标、社交媒体按钮或日程安排工具链接等元素，从而实现个性化。还可以选择集成数字名片，让收件人直接保存发件人的详细联系方式。

如何创建电子邮件签名

几乎每个电子邮件客户端都提供创建签名的选项。大多数提供商都在其设置中包含签名功能，通常可通过 HTML 编辑器访问。用户可以创建多个签名并设置使用规则。一些电子邮件提供商会自动为每封电子邮件应用默认签名，而另一些提供商则允许用户手动选择签名。在发送第一封外部电子邮件之前，请确保您的签名能在包括移动设备在内的所有设备上正确显示。

管理公司电子邮件签名

在企业中，电子邮件签名已变得与信纸一样重要。统一的企业外观对专业形象至关重要。集中式电子邮件签名管理可确保一致性，避免团队成员各自设计出不专业的签名。

集中签名管理不仅能确保统一性，还能提高更新效率。在集中管理的情况下，过时链接或错误信息等错误更容易避免。如果没有集中监管，这类错误往往会在许多邮件发出后才被发现，从而可能导致代价高昂的法律后果。集中管理可确保所有团队成员在签名中包含必要的详细信息。

此外，集中式电子邮件签名管理还能节省时间。整个团队都可以快速、轻松地实施更改。营销活动或特别促销也可以集中纳入所有签名中。

鉴于这些优势，企业应考虑寻找合适的解决方案来管理电子邮件签名。集中式电子邮件签名管理可通过以下方式实现：

• 用于集中管理签名的电子邮件签名软件。
• 使用 Microsoft 365 / Office 365 通过管理中心设置组织范围内的电子邮件签名和免责声明。详细说明请参阅 Microsoft 学习部分。

如何选择电子邮件签名软件

有几种数字解决方案可用于管理电子邮件签名。这些工具可让企业集中管理所有团队成员的电子邮件签名，确保一致性并方便更新。

选择电子邮件签名软件时，请确保与您的电子邮件客户端（如 Microsoft Exchange、Outlook、Gmail、Apple Mail）兼容。并非所有供应商都支持所有平台。

不同供应商的功能各不相同，但一般都侧重于确保统一签名。可以创建模板，为新团队成员快速生成签名。许多工具还可以制作更具视觉吸引力的签名，如图片、视频或动画。有些工具甚至支持嵌入和跟踪行动号召（CTA）按钮。高级工具包括分析功能，可跟踪签名中链接或 CTA 的性能。可视化跟踪数据的内置仪表板尤其有用。

Spreadly 的电子邮件签名软件

使用 Spreadly，集中管理 Outlook 签名毫不费力。优化您的工作流程，创建与您的品牌完美契合、令人印象深刻的电子邮件签名。

Spreadly 的主要功能

通过我们的用户友好型工具，您可以使用字体、图像和链接设计个性化的电子邮件签名。姓名、职位或联系信息等具体细节的占位符提供了最大的灵活性。

福利一览

• 可定制： 定制您的签名，与您的风格和品牌完美匹配。
• 一致性： 所有电子邮件都采用统一设计，确保品牌识别度。
• 用户友好： 无需 HTML 知识 - 使用 ease\ 进行设计和实施！

Spreadly 电子邮件签名软件的工作原理：

1.设计签名： 选择字体、颜色，添加徽标、图片或社交媒体图标。加入网站或联系页面等重要资源的链接。 2.轻松集成： 将签名添加到 Outlook 或您喜欢的电子邮件程序中。Spreadly 兼容所有主要的电子邮件提供商，包括 Gmail、Outlook 和 Apple Mail。 3.** 专业印象：** 每封邮件都会自动配备签名，确保品牌和专业外观的一致性。

深受领先团队和公司的信赖

这些创新团队和组织依赖 Spreadly 的电子邮件签名软件：

为什么 Spreadly 是企业的最佳选择？

兼容性：与所有主要电子邮件服务兼容

Spreadly 与 Gmail、Outlook 和 Apple Mail 等常用电子邮件提供商完全兼容。设置简单，只需两步，无需额外软件或复杂程序。

灵活、用户友好：强大的编辑器，无需 HTML 代码

使用 Spreadly，创建专业、合规的签名易如反掌。我们直观的编辑器允许快速调整和更新，无需专业技术知识。您的签名可以毫不费力地保持更新。

人力资源集成：自动同步员工数据

将 Spreadly 与您的人力资源系统连接起来，确保电子邮件签名中包含准确的员工数据。姓名、职位或联系方式的更改会自动应用，确保签名的一致性和个性化。

非常适合规模较大的团队：通过仪表板进行集中管理

通过仪表板集中管理所有团队签名。创建模板，将其分配给特定用户组，并自定义设计以满足不同部门或项目的需求。

与 Outlook 集成：使用 Spreadly 插件轻松设置

Spreadly Outlook 插件简化了签名的实施。通过 Microsoft AppSource 安装该插件，可确保所有团队成员自动接收和使用签名。

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