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Spreadly Artikel Warum sich E-Mail-Signatursoftware auszahlt

Warum sich E-Mail-Signatursoftware auszahlt

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, E-Mail-Signaturen zentral zu verwalten. Erfahre, wie die Spreadly-Software für E-Mail-Signaturen dir helfen kann, deine Signaturen effizient zu verwalten.

E-Mail-Signatur: Dein digitaler Briefkopf

In der digitalen Kommunikation dient eine E-Mail-Signatur als Äquivalent zu einem traditionellen Briefkopf. Sie enthält wichtige Informationen über den Absender. Eine professionelle E-Mail-Signatur sollte in der Regel Folgendes enthalten:

  • Name des Absenders
  • Position des Absenders
  • Name des Unternehmens
  • E-Mail Adresse des Absenders
  • Direktleitung des Absenders
  • Website des Unternehmens
  • Optional: Adresse des Unternehmens

E-Mail-Signaturen werden von Unternehmen oft verwendet, um gesetzlich vorgeschriebene Informationen anzugeben. Damit E-Mails als gültiges Äquivalent zu formellen Briefen gelten, müssen bestimmte Angaben gemacht werden. Nach dem "Gesetz über das elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister" (EHUG) sind Unternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind, verpflichtet, im Geschäftsverkehr E-Mail-Signaturen zu verwenden. Welche Angaben die Signatur enthalten muss, hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. Die Nichteinhaltung kann zu Verwarnungen oder kostspieligen Strafen führen.

Außerdem können E-Mail-Signaturen mit Elementen wie dem Firmenlogo, Social-Media-Buttons oder Links zu Planungstools personalisiert werden. Es gibt auch die Möglichkeit, eine digitale Visitenkarte zu integrieren, die es den Empfängern ermöglicht, die Kontaktdaten des Absenders direkt zu speichern.

Wie man eine E-Mail-Signatur erstellt

Fast jeder E-Mail-Client bietet die Möglichkeit, eine Signatur zu erstellen. Bei den meisten Anbietern ist die Signaturfunktion in den Einstellungen enthalten, die normalerweise über einen HTML-Editor zugänglich sind. Die Nutzer/innen können mehrere Signaturen erstellen und Regeln für deren Verwendung festlegen. Einige E-Mail-Anbieter fügen jeder neuen E-Mail automatisch eine Standardsignatur hinzu, während du bei anderen die Signatur manuell auswählen kannst. Bevor du deine erste externe E-Mail versendest, solltest du sicherstellen, dass deine Signatur auf allen Geräten, auch auf dem Handy, korrekt angezeigt wird.

E-Mail-Signaturen in Unternehmen verwalten

In Unternehmen sind E-Mail-Signaturen genauso wichtig geworden wie Briefköpfe. Ein einheitliches Erscheinungsbild ist für ein professionelles Auftreten unerlässlich. Eine zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen sorgt für Konsistenz und vermeidet unprofessionelle Designs, die von einzelnen Teammitgliedern erstellt werden.

Ein zentrales Signaturmanagement sorgt nicht nur für Einheitlichkeit, sondern macht auch die Aktualisierungen effizienter. Fehler wie veraltete Links oder falsche Informationen sind leichter zu vermeiden, wenn sie zentral verwaltet werden. Ohne zentrale Überwachung bleiben solche Fehler oft unbemerkt, bis bereits viele E-Mails verschickt wurden, was zu kostspieligen rechtlichen Konsequenzen führen kann. Die zentrale Verwaltung stellt sicher, dass alle Teammitglieder die notwendigen Angaben in ihre Signaturen aufnehmen.

Außerdem spart die zentrale Verwaltung von E-Mail-Signaturen Zeit. Änderungen können schnell und einfach für das gesamte Team umgesetzt werden. Auch Marketingkampagnen oder Sonderaktionen können zentral in alle Signaturen integriert werden.

Angesichts dieser Vorteile sollten Unternehmen darüber nachdenken, eine geeignete Lösung für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen zu finden. Eine zentralisierte Verwaltung von E-Mail-Signaturen kann erreicht werden durch:

  • E-Mail-Signatursoftware für die zentrale Verwaltung von Signaturen.
  • Mit Microsoft 365 / Office 365 kannst du über das Admin Center organisationsweite E-Mail-Signaturen und Haftungsausschlüsse einrichten. Ausführliche Anleitungen findest du im Microsoft Lernbereich.

Worauf du bei E-Mail-Signatursoftware achten solltest

Es gibt verschiedene digitale Lösungen für die Verwaltung von E-Mail-Signaturen. Mit diesen Tools können Unternehmen E-Mail-Signaturen für alle Teammitglieder zentral verwalten und so für Konsistenz und einfache Aktualisierungen sorgen.

Achte bei der Auswahl der E-Mail-Signatursoftware auf die Kompatibilität mit deinem E-Mail-Client (z. B. Microsoft Exchange, Outlook, Gmail, Apple Mail). Nicht alle Anbieter unterstützen alle Plattformen.

Die Funktionen variieren von Anbieter zu Anbieter, konzentrieren sich aber im Allgemeinen darauf, einheitliche Unterschriften zu gewährleisten. Es können Vorlagen erstellt werden, um schnell Unterschriften für neue Teammitglieder zu erstellen. Viele Tools ermöglichen auch optisch ansprechendere Unterschriften, z. B. durch die Einbindung von Bildern, Videos oder Animationen. Einige Tools unterstützen sogar das Einbetten und Verfolgen von Call-to-Action (CTA)-Buttons. Fortgeschrittene Tools bieten Analysefunktionen, um die Leistung von Links oder CTAs in Signaturen zu verfolgen. Ein eingebautes Dashboard zur Visualisierung der verfolgten Daten kann besonders nützlich sein.

E-Mail-Signatur-Software von Spreadly

Mit Spreadly ist es mühelos, Outlook-Signaturen zentral zu verwalten. Optimiere deinen Workflow und erstelle beeindruckende E-Mail-Signaturen, die perfekt zu deiner Marke passen.

Hauptmerkmale von Spreadly

Mit unserem benutzerfreundlichen Tool kannst du personalisierte E-Mail-Signaturen mit Schriftarten, Bildern und Links gestalten. Platzhalter für spezifische Details wie Name, Position oder Kontaktinformationen bieten maximale Flexibilität.

Deine Vorteile auf einen Blick:

  • Anpassbar: Gestalte deine Unterschrift so, dass sie perfekt zu deinem Stil und deinem Branding passt.
  • Konsistenz: Ein einheitliches Design für alle E-Mails sorgt für die Wiedererkennung der Marke.
  • Benutzerfreundlich: Keine HTML-Kenntnisse erforderlich - entwerfe und implementiere mit ease!

So funktioniert die E-Mail-Signatur-Software von Spreadly:

  1. Gestalte deine Signatur: Wähle Schriftarten und Farben und füge Logos, Bilder oder Symbole für soziale Medien hinzu. Füge Links zu wichtigen Ressourcen wie Webseiten oder Kontaktseiten ein.
  2. Einfache Integration: Füge die Signatur zu Outlook oder deinem bevorzugten E-Mail-Programm hinzu. Spreadly ist mit allen wichtigen E-Mail-Anbietern kompatibel, darunter Gmail, Outlook und Apple Mail.
  3. Professioneller Eindruck: Jede E-Mail wird automatisch mit der Signatur versehen, um ein einheitliches Branding und ein professionelles Erscheinungsbild zu gewährleisten.

Führende Teams und Unternehmen vertrauen auf uns

Diese innovativen Teams und Organisationen vertrauen auf die E-Mail-Signatursoftware von Spreadly:

Warum Spreadly die beste Wahl für Unternehmen ist

Kompatibilität: Funktioniert mit allen wichtigen E-Mail-Diensten

Spreadly ist voll kompatibel mit gängigen E-Mail-Anbietern wie Gmail, Outlook und Apple Mail. Die Einrichtung ist einfach und erfordert nur zwei Schritte - es wird keine zusätzliche Software oder komplexe Prozesse benötigt.

Flexibel und benutzerfreundlich: Leistungsstarker Editor, für den kein HTML erforderlich ist

Mit Spreadly ist es ein Kinderspiel, professionelle und gesetzeskonforme Unterschriften zu erstellen. Unser intuitiver Editor ermöglicht schnelle Anpassungen und Aktualisierungen, ohne dass technische Kenntnisse erforderlich sind. Deine Unterschrift bleibt mühelos auf dem neuesten Stand.

HR-Integration: Automatische Synchronisierung von Mitarbeiterdaten

Verbinde Spreadly mit deinem HR-System, um sicherzustellen, dass korrekte Mitarbeiterdaten in E-Mail-Signaturen enthalten sind. Änderungen von Namen, Positionen oder Kontaktdaten werden automatisch übernommen, um konsistente und dennoch personalisierte Signaturen zu gewährleisten.

Perfekt für größere Teams: Zentrale Verwaltung über das Dashboard

Verwalte alle Team-Signaturen zentral über ein Dashboard. Erstelle Vorlagen, weise sie bestimmten Nutzergruppen zu und passe die Designs an die Bedürfnisse der verschiedenen Abteilungen oder Projekte an.

Outlook-Integration: Einfache Einrichtung mit dem Spreadly Add-in

Das Spreadly Outlook Add-in vereinfacht die Implementierung von Signaturen. Installiere es über Microsoft AppSource, um sicherzustellen, dass alle Teammitglieder ihre Signaturen automatisch erhalten und verwenden.

Buche eine Demo und entdecke die Vorteile einer zentralisierten E-Mail-Signaturverwaltung!

Vereinbare noch heute einen Termin für eine kostenlose Demo und sieh dir an, wie die E-Mail-Signatur-Software von Spreadly die Verwaltung von E-Mail-Signaturen einfach und effektiv macht.