Pourquoi les logiciels de signature de courriels sont payants

Il existe différentes façons de gérer les signatures de courriels de manière centralisée. Découvre comment le logiciel de signature d'email de Spreadly peut t'aider à gérer efficacement tes signatures.

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Signature du courriel : Ton en-tête numérique

Dans la communication numérique, une signature de courriel sert d'équivalent à un papier à en-tête traditionnel. Elle contient des informations essentielles sur l'expéditeur. Une signature de courriel professionnelle doit généralement comprendre :

• Nom de l'expéditeur
• Position de l'expéditeur
• Nom de l'entreprise
• Adresse électronique de l'expéditeur
• Ligne directe de l'expéditeur
• Site web de l'entreprise
• Facultatif : Adresse de l'entreprise

Les signatures de courriels sont souvent utilisées par les entreprises pour inclure des informations légalement requises. Certains détails doivent être fournis pour que les courriels servent d'équivalent valable aux lettres formelles. Selon la "loi sur le registre électronique du commerce et des sociétés" (EHUG), les entreprises inscrites au registre du commerce sont tenues d'utiliser la signature électronique dans leurs communications commerciales. Les informations spécifiques requises dans la signature dépendent de la forme juridique de l'entreprise. Le non-respect de cette obligation peut entraîner des avertissements ou des sanctions coûteuses.

De plus, les signatures d'emails peuvent être personnalisées en incluant des éléments tels que le logo de l'entreprise, des boutons de médias sociaux ou des liens vers des outils de planification. Il y a également la possibilité d'intégrer une carte de visite numérique, ce qui permet aux destinataires d'enregistrer directement les coordonnées de l'expéditeur.

Comment créer une signature de courriel

Presque tous les clients de messagerie offrent la possibilité de créer une signature. La plupart des fournisseurs incluent une fonction de signature dans leurs paramètres, généralement accessible via un éditeur HTML. Les utilisateurs peuvent créer plusieurs signatures et définir des règles pour leur utilisation. Certains fournisseurs de messagerie appliquent automatiquement une signature par défaut à chaque nouveau courriel, tandis que d'autres te permettent de choisir la signature manuellement. Avant d'envoyer ton premier courriel externe, assure-toi que ta signature s'affiche correctement sur tous les appareils, y compris les mobiles.

Gestion des signatures de courriels dans les entreprises

Dans les entreprises, les signatures de courriel sont devenues aussi importantes que les en-têtes de lettres. Un look d'entreprise unifié est essentiel pour une apparence professionnelle. La gestion centralisée des signatures de courriel assure la cohérence et évite les conceptions non professionnelles créées par des membres individuels de l'équipe.

La gestion centralisée des signatures garantit non seulement l'uniformité, mais rend également les mises à jour plus efficaces. Les erreurs telles que les liens obsolètes ou les informations incorrectes sont plus faciles à éviter lorsqu'elles sont gérées de façon centralisée. Sans surveillance centralisée, ces erreurs passent souvent inaperçues jusqu'à ce que de nombreux courriels aient déjà été envoyés, ce qui peut entraîner des répercussions juridiques coûteuses. La gestion centralisée permet de s'assurer que tous les membres de l'équipe incluent les détails nécessaires dans leur signature.

De plus, la gestion centralisée des signatures de courriel permet de gagner du temps. Les changements peuvent être mis en œuvre rapidement et facilement pour toute l'équipe. Les campagnes de marketing ou les promotions spéciales peuvent également être intégrées à toutes les signatures de manière centralisée.

Compte tenu de ces avantages, les entreprises devraient envisager de trouver une solution adaptée pour la gestion des signatures de courriels. La gestion centralisée des signatures de courriel peut être réalisée grâce à :

• Logiciel de signature de courrier électronique pour gérer les signatures de manière centralisée.
• Utilisation de Microsoft 365 / Office 365 pour configurer des signatures d'e-mails et des clauses de non-responsabilité à l'échelle de l'organisation via le Centre d'administration. Des instructions détaillées sont disponibles dans la section [Apprendre] de Microsoft(https://learn.microsoft.com/en-us/microsoft-365/admin/setup/create-signatures-and-disclaimers?view=o365-worldwide).

Ce qu'il faut rechercher dans un logiciel de signature de courriel

Plusieurs solutions numériques existent pour gérer les signatures de courriels. Ces outils permettent aux organisations de gérer de manière centralisée les signatures de courriel de tous les membres de l'équipe, ce qui garantit la cohérence et la facilité des mises à jour.

Lorsque tu choisis un logiciel de signature de courriel, assure-toi qu'il est compatible avec ton client de courriel (par exemple, Microsoft Exchange, Outlook, Gmail, Apple Mail). Tous les fournisseurs ne prennent pas en charge toutes les plateformes.

Les caractéristiques varient d'un fournisseur à l'autre, mais elles visent généralement à garantir l'uniformité des signatures. Des modèles peuvent être créés pour générer rapidement des signatures pour les nouveaux membres de l'équipe. De nombreux outils permettent également de créer des signatures plus attrayantes sur le plan visuel, par exemple en incorporant des images, des vidéos ou des animations. Certains outils permettent même d'intégrer et de suivre les boutons d'appel à l'action (CTA). Les outils avancés comprennent des fonctions d'analyse permettant de suivre les performances des liens ou des boutons d'appel à l'action dans les signatures. Un tableau de bord intégré permettant de visualiser les données suivies peut être particulièrement utile.

Logiciel de signature d'email par Spreadly

Avec Spreadly, la gestion centralisée des signatures Outlook se fait sans effort. Optimise ton flux de travail et crée des signatures de courriel impressionnantes qui s'alignent parfaitement sur ta marque.

Caractéristiques principales de Spreadly

Notre outil convivial te permet de concevoir des signatures de courriel personnalisées avec des polices, des images et des liens. Des espaces réservés pour des détails spécifiques comme le nom, le poste ou les coordonnées offrent un maximum de flexibilité.

Tes avantages en un coup d'œil :

• Personnalisable: Adapte ta signature pour qu'elle corresponde parfaitement à ton style et à ton image de marque.
• Consistance: Des conceptions uniformes dans tous les courriels assurent la reconnaissance de la marque.
• Convivialité: Aucune connaissance en HTML n'est requise - conçois et mets en œuvre avec ease\ !

Comment fonctionne le logiciel de signature d'email de Spreadly :

1. Conception de ta signature: Choisis les polices, les couleurs et ajoute des logos, des images ou des icônes de médias sociaux. Inclus des liens vers des ressources importantes comme des sites Internet ou des pages de contact.
2. Intégration facile: Ajoute la signature à Outlook ou à ton programme de messagerie préféré. Spreadly est compatible avec les principaux fournisseurs de messagerie, notamment Gmail, Outlook et Apple Mail.
3. Impression professionnelle: Chaque courriel est automatiquement doté de la signature, ce qui garantit une image de marque cohérente et une apparence professionnelle.

Des équipes et des entreprises de premier plan lui font confiance

Ces équipes et organisations innovantes s'appuient sur le logiciel de signature de courriel de Spreadly :

Pourquoi Spreadly est le meilleur choix pour les entreprises

Compatibilité : Fonctionne avec tous les principaux services de courrier électronique

Spreadly est entièrement compatible avec les fournisseurs de messagerie électronique les plus courants comme Gmail, Outlook et Apple Mail. La configuration est simple et ne nécessite que deux étapes - aucun logiciel supplémentaire ou processus complexe n'est nécessaire.

Flexible et convivial : Éditeur puissant ne nécessitant pas de code HTML

Avec Spreadly, créer des signatures professionnelles et conformes est un jeu d'enfant. Notre éditeur intuitif permet des ajustements et des mises à jour rapides sans nécessiter d'expertise technique. Ta signature reste à jour sans effort.

Intégration RH : Synchronisation automatique des données des employés

Connecte Spreadly à ton système de ressources humaines pour t'assurer que des données exactes sur les employés sont incluses dans les signatures des courriels. Les changements de noms, de postes ou de coordonnées sont automatiquement appliqués, ce qui garantit des signatures à la fois cohérentes et personnalisées.

Parfait pour les grandes équipes : Gestion centralisée via le tableau de bord

Gère toutes les signatures de l'équipe de façon centralisée grâce à un tableau de bord. Crée des modèles, attribue-les à des groupes d'utilisateurs spécifiques et personnalise les designs pour répondre aux besoins des différents départements ou projets.

Intégration dans Outlook : Installation facile avec le complément Spreadly

Le complément Outlook de Spreadly simplifie la mise en œuvre des signatures. Installe-le via Microsoft AppSource pour que tous les membres de l'équipe reçoivent et utilisent automatiquement leurs signatures.

Réserve une démo et découvre les avantages de la gestion centralisée des signatures électroniques !

Programme une démo gratuite dès aujourd'hui et découvre comment le logiciel de signature d'email de Spreadly rend la gestion des signatures d'email simple et efficace.