電子メールの署名を管理し、全従業員が正しい署名を使用できるようにするには、従業員による手作業や、ITチームによる複雑なポリシーやスクリプトの管理が必要になることが多い。Spreadlyは作成を簡素化し、配布を自動化し、すべてのデータが最新であることを保証する。
Spreadlyはアドインを介してOutlookに直接署名を転送し、ユーザーはメールを作成しながら署名を表示、選択できる。Spreadlyは、Entra IDを通じてMicrosoft 365とのセキュアな接続を確立し、すべてのデータ保護とセキュリティ要件を満たす。
Spreadlyは全ての段階でデータセキュリティを優先している。すべてのデータはエンドツーエンドのTLS暗号化で送信される。さらに、最新のファイアウォール、侵入防御システム(IPS)、アクティブなDDoS防御がサイバー攻撃からお客様の環境を守る。
Outlook用Spreadlyアドインは、ユーザーがOutlookクライアントでメールを作成する際に、メール署名を直接選択して適用することを可能にする。このアドインは、Outlook for Windows、Outlook for macOS、Outlook Web App(OWA)、モバイルデバイス(iOSおよびAndroid)などのプラットフォームをサポートしている。このアドインを使用すると、ユーザーは電子メールを作成する際にさまざまな署名テンプレートから選択することができ、一貫した企業アイデンティティを維持しながら最大限の柔軟性を確保することができる。管理者にとって、このアドインは導入と管理を一元化できるという利点がある。これにより、すべてのデバイスとメッセージで全社的な署名ポリシーが確実に適用され、ITの労力が軽減される。
Spreadlyは様々な方法でユーザーデータを取得する。大規模な組織の場合は、SCIM(System for Cross-domain Identity Management)を介してEntra IDに接続し、Spreadlyと共有するユーザー、グループ、属性(氏名、住所、電話など)を指定できるようにすることを推奨する。これにより、当初は特定のユーザーグループに対して選択的にSpreadlyを展開することができる。BambooHRやPersonioなど、他のシステムでユーザーデータがより完全な状態になっている場合は、これらをSpreadlyと統合することもできる。すべてのデータは、データ保護とセキュリティ基準に準拠して安全に保存される。